Przygotowanie zlecenia transportowego wydaje się prostą czynnością. W praktyce to właśnie na tym etapie powstaje wiele problemów, które później generują dodatkowe koszty, opóźnienia, reklamacje oraz konflikty pomiędzy klientem, spedytorem i przewoźnikiem.
Co ciekawe, większość tych problemów nie wynika ze złej woli którejkolwiek ze stron. Powodem jest najczęściej brak jednej istotnej informacji w zleceniu transportowym.
Poniżej znajdziesz najczęstsze błędy, które mogą okazać się wyjątkowo kosztowne.
1. Zapomniałeś o wymianie palet
Klient wysyła zlecenie transportowe. W głównej treści nie ma żadnej informacji o wymianie palet. Dopiero w uwagach lub na drugiej stronie dokumentu znajduje się krótki zapis o konieczności ich wymiany, który bardzo łatwo przeoczyć.
Na dostawie okazuje się, że odbiorca chce wydać puste palety przewoźnikowi, a ten nie wie co zrobić, ponieważ nie może ich pobrać, bo nie ma miejsca, żeby je schować i będzie to kolidować przy kolejnym załadunku. Oprócz tego, jeżeli zlecenie było z wymianą palet, to wkrótce nadawca upomni się o swoje palety.
Zaczyna się przepychanka:
- klient twierdzi, że wymiana palet była oczywista,
- przewoźnik twierdzi, że nie było o niej informacji w zleceniu,
- spedytor zostaje pomiędzy obiema stronami.
Dodatkowo mogą pojawić się koszty związane z późniejszym dowozem palet, rozliczeniem sald paletowych lub reklamacjami dotyczącymi ilości i jakości palet.
Wniosek: Jeżeli transport wymaga wymiany palet, informacja o tym powinna znaleźć się w zleceniu transportowym jeszcze przed przyjęciem zlecenia przez przewoźnika.
2. Brak informacji o rodzaju i wartości towaru
To jeden z najbardziej niedocenianych błędów. Przewoźnik powinien wiedzieć nie tylko co przewozi, ale również jaką wartość przedstawia towar. Często „spedycje” podają jedynie informację „towar neutralny na paletach”, co nie ukrywajmy, nie jest żadną informacją. Przykładowo przewóz elektroniki, kawy czy innych towarów szczególnie narażonych na kradzież wymaga większej ostrożności niż transport materiałów budowlanych. Dodatkowo nie każda polisa OCP obejmuje wszystkie rodzaje towarów lub pełną wartość przewożonego ładunku. Brak tych informacji może doprowadzić do problemów w przypadku szkody lub kradzieży. W przypadku towarów o wysokiej wartości znaczenie ma również sposób organizacji transportu. Postój na niestrzeżonym parkingu może znacząco zwiększać ryzyko kradzieży.
3. Brak informacji o wymaganej zabudowie
Na pierwszy rzut oka towar może wyglądać jak standardowy ładunek. Problem pojawia się wtedy, gdy wymaga konkretnego rodzaju zabudowy. Przewoźnik może założyć, że wystarczy zwykła odkryta naczepa, podczas gdy towar wymaga transportu pod plandeką lub w zabudowie chroniącej przed wilgocią i warunkami atmosferycznymi. W skrajnych przypadkach może to doprowadzić do uszkodzenia towaru, odmowy załadunku lub reklamacji ze strony klienta.
4. Brak informacji o zakazie doładunku
Niektóre towary powinny być przewożone transportem dedykowanym. Czasami wynika to z wymagań klienta, a czasami z charakterystyki samego towaru. Jeżeli taka informacja nie pojawi się w zleceniu, przewoźnik może potraktować transport jako standardowy i dobrać dodatkowy ładunek. W efekcie klient otrzymuje usługę niezgodną z ustaleniami i może próbować obciążyć spedytora lub przewoźnika dodatkowymi kosztami.
5. Brak informacji o sposobie załadunku i rozładunku
Przewoźnik powinien wiedzieć, w jaki sposób odbywa się załadunek i rozładunek.
Czy wymagany jest załadunek:
- z rampy,
- z boku,
- z góry.
Brak tej informacji może skutkować podstawieniem niewłaściwego pojazdu, odmową załadunku lub koniecznością organizowania nowego środka transportu na ostatnią chwilę.
Wyobraźmy sobie sytuację, w której przewoźnik nie otrzymał informacji o sposobie rozładunku towaru. Na podstawie adresów dostaw planuje kolejność rozładunków, a po przyjeździe okazuje się, że dostęp do towaru możliwy jest wyłącznie z rampy. Towar przeznaczony dla tego odbiorcy znajduje się jednak za innymi ładunkami. W efekcie kierowca musi najpierw rozładować wcześniejsze dostawy, a następnie wrócić do pierwotnego odbiorcy. Powoduje to dodatkowe kilometry, opóźnienia i niepotrzebne koszty dla wszystkich stron.
6. Błędny adres załadunku lub rozładunku
Jeden źle wpisany adres może oznaczać:
- dodatkowe kilometry,
- opóźnienie,
- dodatkowe koszty,
- a czasem nawet ryzyko wydania towaru w niewłaściwym miejscu.
Dlatego każda zmiana adresu powinna zostać potwierdzona mailowo lub poprzez aktualizację zlecenia transportowego.
7. Brak informacji o rzeczywistej wadze towaru
Przewoźnik przyjmuje zlecenie na 12 ton. Na miejscu okazuje się, że towar waży 24 tony. Skutkiem może być brak możliwości wykonania transportu, konieczność podstawienia innego pojazdu lub opóźnienie całej dostawy. W niektórych przypadkach błędna informacja o wadze może również prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących dopuszczalnej masy całkowitej pojazdu.
Podsumowanie
Większość kosztownych problemów w transporcie nie wynika z awarii, korków czy błędów kierowców. Powstają dużo wcześniej na etapie przygotowywania zlecenia transportowego.
Jeden brakujący szczegół może doprowadzić do reklamacji, dodatkowych kosztów, utraty klienta lub odpowiedzialności finansowej, która wielokrotnie przewyższa marżę spedytora.
Dlatego przygotowując zlecenie transportowe warto poświęcić kilka minut więcej na jego weryfikację. To jedna z najtańszych inwestycji w ograniczanie problemów i budowanie profesjonalnych relacji z klientami oraz przewoźnikami.
Dołącz do naszej społeczności ponad 2 000 osób, które chcą wiedzieć więcej o spedycji! Na Instagramie @spedytor_na_miaredzielimy się wiedzą, kulisami pracy spedytora i praktycznymi poradami z życia w branży.
Zostań spedytorem z prawdziwego zdarzenia!
Poznaj codzienne zadania spedytora, naucz się organizować przewozy i zarządzać czasem.
Zrób krok wyżej – zapisz się na kurs i działaj jak zawodowiec!
