Dlaczego tani przewoźnik często okazuje się najdroższy?

W transporcie różnica pomiędzy ofertami przewoźników może wynosić kilkaset złotych. Jeżeli jeden przewoźnik proponuje realizację transportu za 2700 zł, a drugi za 3000 zł, wybór tańszej oferty wydaje się oczywisty.

Problem polega na tym, że rzeczywisty koszt współpracy nie kończy się na stawce zapisanej w zleceniu transportowym.

Do ceny frachtu należy doliczyć jakość komunikacji, terminowość, bezpieczeństwo towaru, sprawność obiegu dokumentów, liczbę reklamacji oraz czas spedytora poświęcony na obsługę zlecenia.

Dlatego przewoźnik tańszy o kilkaset złotych może ostatecznie wygenerować koszty wielokrotnie przewyższające początkową oszczędność.

1. Brak kontaktu i informacji o pojeździe

Jednym z najczęstszych problemów jest utrudniony kontakt z przewoźnikiem. Telefon nie jest odbierany, wiadomości pozostają bez odpowiedzi, a uzyskanie podstawowej informacji o aktualnym statusie transportu zajmuje wiele godzin.

Często nie ma również bezpośredniego kontaktu z kierowcą. Jeżeli taki kontakt istnieje, komunikacja może być bardzo utrudniona, a udostępnienie aktualnej pozycji pojazdu lub lokalizacji GPS graniczy z cudem.

W tym czasie klient kontaktuje się ze spedytorem i oczekuje konkretnej odpowiedzi:

• Czy pojazd dotarł na załadunek?
• O której zakończyła się operacja?
• Gdzie obecnie znajduje się kierowca?
• Czy dostawa odbędzie się zgodnie z planem?

Spedytor nie posiada jednak żadnych potwierdzonych informacji. Zamiast zarządzać transportem, przekazuje klientowi kolejne komunikaty typu „czekam na odpowiedź” lub „próbuję skontaktować się z kierowcą”.

Nawet jeżeli sam transport zostanie wykonany, brak przepływu informacji obniża jakość obsługi i wiarygodność spedytora w oczach klienta.

2. Opóźnienia traktowane jako normalny element realizacji

Niektórzy przewoźnicy planują pracę pojazdu z bardzo małym marginesem bezpieczeństwa. Jedno opóźnienie przy poprzednim załadunku lub rozładunku powoduje problemy przy kolejnym zleceniu. Zdarza się również podejście: Jeżeli kierowca nie załaduje dzisiaj, to załaduje jutro. Problem w tym, że takie założenie nie zawsze jest konsultowane ze spedytorem lub klientem. Przewoźnik nie informuje o odchyleniu od planu, licząc, że sytuacja sama się rozwiąże.

W efekcie klient dowiaduje się o opóźnieniu dopiero wtedy, gdy pojazd nie pojawia się o umówionej godzinie.

Jedno opóźnienie może uruchomić cały łańcuch kolejnych problemów:

• utratę awizacji,
• oczekiwanie magazynu,
• brak towaru na produkcji,
• konieczność przesunięcia dostawy,
• kary lub obciążenia,
• opóźnienie następnego transportu kierowcy.

Niska stawka nie rekompensuje sytuacji, w której spedytor musi tłumaczyć klientowi, dlaczego nikt wcześniej nie poinformował go o problemie.

3. Problemy z dokumentami przewozowymi

W słabiej zorganizowanych firmach transportowych większość obowiązków może spoczywać na jednej osobie.

Ta sama osoba zajmuje się:

• pozyskiwaniem zleceń,
• kontaktem z kierowcami,
• wystawianiem faktur,
• kontrolą dokumentów,
• rozliczaniem płatności,
• bieżącymi problemami operacyjnymi.

W praktyce bardzo łatwo wtedy o opóźnienia i błędy.

Dokument CMR trafia do spedytora po dwóch tygodniach. Brakuje WZ, podpisu, pieczątki albo jednej ze stron dokumentu. Nikt nie wie, gdzie znajduje się oryginał, a kierowca jest już w kolejnej trasie.

Konsekwencje mogą obejmować:

• opóźnienie wystawienia faktury,
• przesunięcie terminu płatności,
• brak możliwości potwierdzenia wykonania usługi,
• konieczność wielokrotnego przypominania,
• spór z klientem,Każda reklamacja oznacza dodatkową pracę
• potrącenia lub kary za brak dokumentów.

Początkowa oszczędność na frachcie może zostać szybko zjedzona przez dodatkową pracę administracyjną i opóźniony przepływ pieniędzy.

4. Większe ryzyko szkód i problemów z jakością

Niska cena nie oznacza automatycznie, że przewoźnik źle zabezpieczy towar albo wykona usługę niewłaściwie. Nie można jednak ignorować tego, że bardzo niska stawka może wynikać z ograniczania kosztów w innych obszarach działalności.

Może to oznaczać:

• starszy lub gorzej utrzymany tabor,
• zużyte plandeki i elementy zabudowy,
• mniejszą liczbę pasów, mat antypoślizgowych i narożników,
• brak regularnych szkoleń kierowców,
• większą rotację pracowników,
• brak wewnętrznych procedur dotyczących zabezpieczenia ładunku,
• ograniczoną kontrolę stanu pojazdu przed podjęciem zlecenia.

Jeżeli firma działa na minimalnej rentowności, każda dodatkowa inwestycja w sprzęt, wyposażenie czy organizację może być odkładana na później.

W efekcie wzrasta ryzyko:

• przesunięcia towaru,
• zabrudzenia produktów,
• uszkodzenia opakowań,
• odmowy załadunku z powodu wyposażenia pojazdu.

Koszt szkody może wynosić od kilku do kilkuset tysięcy złotych. Nawet jeśli finalnie zostanie pokryty przez ubezpieczyciela, proces reklamacyjny zajmuje czas, angażuje wiele osób i może pogorszyć relację z klientem.

5. Reklamacje generują koszty, których nie widać w stawce

Klient po kilku tygodniach nie pamięta, że przewoźnik był tańszy o 200 czy 300 zł.

Pamięta natomiast, że:

• pojazd się spóźnił,
• nikt nie potrafił podać jego lokalizacji,
• dokumenty nie dotarły,
• towar został uszkodzony,
• problem trzeba było wielokrotnie wyjaśniać.

Każda reklamacja oznacza dodatkową pracę:

• zebranie dokumentów,
• ustalenie przebiegu zdarzenia,
• kontakt z przewoźnikiem,
• uzyskanie stanowiska kierowcy,
• zabezpieczenie zdjęć,
• korespondencję z klientem,
• zgłoszenie szkody do ubezpieczyciela,
• negocjowanie odpowiedzialności i wysokości obciążenia.

W tym czasie spedytor nie pozyskuje nowych klientów ani nie organizuje kolejnych transportów. Zajmuje się naprawianiem skutków problemu, którego być może można było uniknąć dzięki lepszemu wyborowi wykonawcy.

Nawet jeżeli reklamacja nie kończy się obciążeniem finansowym, firma ponosi koszt czasu pracy, stresu i pogorszenia relacji biznesowej.

6. Utrata klienta to najdroższa konsekwencja

Największym kosztem nie jest dopłata do auta zastępczego, dodatkowa godzina pracy ani nawet pojedyncza reklamacja.

Największym kosztem może być utrata klienta.

Klient nie analizuje później, ile spedytor zaoszczędził na wyborze przewoźnika. Ocenia jakość całej usługi.

Jeżeli problemy powtarzają się regularnie, klient zaczyna zadawać sobie pytania:

• Dlaczego ciągle muszę prosić o status?
• Dlaczego pojazdy się spóźniają?
• Dlaczego dokumenty trafiają do mnie z opóźnieniem?
• Dlaczego każda realizacja wymaga mojego zaangażowania?
• Czy inna firma nie zapewni mi większego spokoju?

W pewnym momencie nie zgłasza już reklamacji. Po prostu przestaje wysyłać zapytania i przekazuje transporty konkurencji.

Utrata klienta, który regularnie zleca kilkadziesiąt transportów miesięcznie, może oznaczać utratę wielokrotnie większej marży niż wszystkie wcześniejsze oszczędności na stawkach przewoźników.

7. Twój czas również ma swoją cenę

To jeden z najczęściej pomijanych kosztów.

Z jednym przewoźnikiem realizacja zlecenia wymaga:

• trzech telefonów,
• dwóch wiadomości,
• jednego przypomnienia o dokumentach.

Z innym:

• kilkunastu prób kontaktu,
• ciągłego dopytywania o pozycję pojazdu,
• kontaktu z kierowcą,
• tłumaczenia klientowi kolejnych opóźnień,
• sprawdzania dokumentów,
• wyjaśniania braków,
• ponagleń dotyczących faktury i CMR.

Jeżeli przewoźnik był tańszy o 200 zł, ale obsługa zlecenia zajęła dodatkowe trzy godziny pracy spedytora, oszczędność może być tylko pozorna. Należy również uwzględnić koszt alternatywny. W czasie poświęconym na „pilnowanie” jednego problematycznego transportu spedytor mógł:

• obsłużyć inne zlecenia,
• wykonać wyceny,
• skontaktować się z klientami,
• pozyskać nowego przewoźnika,
• rozwinąć stałą relację.

Najtańsza oferta nie zawsze oznacza więc najniższy koszt dla firmy.

8. Podejrzanie niska stawka może oznaczać próbę oszustwa

Bardzo niska cena powinna wzbudzić czujność również ze względów bezpieczeństwa.

Na rynku transportowym zdarzają się przypadki podszywania się oszustów pod prawdziwe firmy transportowe. Przestępcy przejmują lub wykorzystują dane istniejącego przewoźnika i oferują realizację transportu w bardzo atrakcyjnej cenie.

Ich celem może być przejęcie ładunku.

Szczególną ostrożność należy zachować, gdy:

• cena znacząco odbiega od ofert rynkowych,
• przewoźnik wywiera presję na szybkie wysłanie zlecenia,
• kontakt odbywa się z nowego lub nietypowego adresu e-mail,
• dane kontaktowe nie zgadzają się z informacjami w oficjalnych rejestrach,
• numer telefonu niedawno się zmienił,
• przewoźnik unika dodatkowej weryfikacji,
• dane pojazdu lub kierowcy są przesyłane w ostatniej chwili.

Oczywiście niska cena nie jest dowodem oszustwa. Powinna jednak uruchomić dokładniejszą weryfikację firmy, danych kontaktowych, polisy OCP, licencji, historii działalności.

W przypadku kradzieży koszt błędnej decyzji nie wynosi kilkuset złotych. Może oznaczać utratę towaru wartego setki tysięcy złotych oraz długotrwały spór z klientem i ubezpieczycielem.

Podsumowanie

Nie chodzi o to, że tani przewoźnik jest zły. Na rynku działa wiele bardzo dobrych firm, które oferują konkurencyjne stawki, sprawnie realizują transporty i zapewniają wysoki poziom obsługi. Problem zaczyna się wtedy, gdy cena staje się jedynym kryterium wyboru.

Profesjonalny spedytor ocenia przewoźnika całościowo. Bierze pod uwagę:

• terminowość,
• jakość komunikacji,
• dostęp do kierowcy i informacji o pojeździe,
• jakość dokumentów,
• doświadczenie,
• historię współpracy,
• poziom bezpieczeństwa,
• sposób reagowania na problemy,
• zakres ubezpieczenia,
• wiarygodność firmy.

Dopiero później porównuje stawkę. Czasami warto zapłacić kilkaset złotych więcej za przewoźnika, który odbiera telefon, dotrzymuje ustaleń, dostarcza dokumenty i nie wymaga ciągłego nadzoru.

Bo najtańszy transport nie zawsze jest tym, który ma najniższą stawkę. Najtańszy jest ten, który zostaje prawidłowo wykonany, nie generuje dodatkowej pracy i pozwala utrzymać zaufanie klienta.