W branży transportowej telefon jest podstawowym narzędziem pracy. Pozwala szybko reagować na problemy, podejmować decyzje i ustalać szczegóły realizacji transportu. Wielu początkujących spedytorów popełnia jednak ten sam błąd, zakłada, że skoro coś zostało ustalone telefonicznie, to temat jest zamknięty. Niestety po kilku dniach, tygodniach lub miesiącach często okazuje się, że każda ze stron pamięta rozmowę inaczej. Dlatego warto zapamiętać jedną prostą zasadę:
Telefon służy do rozwiązania problemu. Mail służy do zabezpieczenia interesów.
Poniżej znajdziesz siedem sytuacji, w których rozmowa telefoniczna powinna zostać uzupełniona wiadomością mailową.
1. Zmiana miejsca rozładunku
Kierowca przyjeżdża pod adres wskazany w zleceniu, a magazyn informuje go, że rozładunek powinien odbyć się w innej lokalizacji. Nawet jeśli klient telefonicznie potwierdzi zmianę, warto poprosić o wiadomość mailową lub aktualizację zlecenia transportowego. Dzięki temu unikniesz sporów dotyczących dodatkowych kilometrów, opóźnień oraz odpowiedzialności za zmianę miejsca dostawy. Brak pisemnego potwierdzenia może doprowadzić nawet do sytuacji, w której ktoś zarzuci przewoźnikowi lub spedytorowi wydanie towaru w niewłaściwym miejscu lub zaginięcie ładunku. W dokumentach transportowych widnieje bowiem pierwotny adres dostawy i to on stanowi podstawę do oceny prawidłowości wykonania usługi.
2. Dodatkowe kilometry
Zmiana miejsca załadunku lub rozładunku często oznacza konieczność przejechania dodatkowych kilometrów. Jeżeli klient wyrazi zgodę na dopłatę podczas rozmowy telefonicznej, zawsze potwierdź ustalenia mailowo. Bez pisemnego potwierdzenia bardzo trudno będzie później udowodnić zakres wykonanej dodatkowej pracy oraz uzgodnioną wysokość dopłaty.
3. Postój pojazdu
Załadunek lub rozładunek opóźnia się o kilka godzin. Klient przez telefon zapewnia, że „na pewno się dogadacie”. Problem pojawia się dopiero po otrzymaniu faktury za postój. Dlatego wszelkie ustalenia dotyczące kosztów postoju warto potwierdzić mailowo jeszcze w trakcie trwania problemu. W wiadomości warto wskazać moment rozpoczęcia postoju, przewidywany lub rzeczywisty czas jego zakończenia oraz przyczynę oczekiwania. Takie informacje często stanowią podstawowy dowód podczas późniejszych rozliczeń.
4. Uszkodzenie towaru
W przypadku szkody liczy się szybka reakcja. Najpierw należy skontaktować się telefonicznie ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, jednak zaraz po rozmowie warto przesłać krótkie podsumowanie mailowe. W przyszłości może to okazać się kluczowym dowodem podczas procesu reklamacyjnego. Brak odpowiedniej dokumentacji może doprowadzić do sytuacji, w której odpowiedzialność zostanie rozszerzona na większy zakres szkody niż faktycznie występował w momencie zgłoszenia problemu.
5. Kradzież towaru
Kradzież ładunku to jedna z najpoważniejszych sytuacji w transporcie. W takich przypadkach każda informacja powinna zostać odpowiednio udokumentowana. Rozmowy telefoniczne pozwalają szybko działać, ale późniejsze ustalenia dotyczące czasu zgłoszenia, zakresu szkody czy podjętych działań powinny znaleźć się również w korespondencji mailowej. W przypadku postępowania prowadzonego przez ubezpieczyciela lub klienta brak odpowiednich potwierdzeń może skutkować przypisaniem większego zakresu odpowiedzialności niż wynikało to z rzeczywistej wartości utraconego towaru lub okoliczności zdarzenia.
6. Odwołanie auta przez przewoźnika
Przewoźnik informuje, że nie zrealizuje transportu. Podczas rozmowy telefonicznej można ustalić dalsze działania, jednak wszystkie ustalenia powinny zostać przesłane również mailowo. Pozwala to uniknąć nieporozumień dotyczących odpowiedzialności za ewentualne koszty związane z organizacją auta zastępczego.
7. Zmiana terminu realizacji
Klient prosi o przełożenie załadunku lub rozładunku. Dla wielu osób jest to drobna zmiana organizacyjna. W praktyce może jednak wpływać na dostępność pojazdu, stawkę transportową lub możliwość realizacji usługi. Dlatego każda zmiana terminu powinna zostać potwierdzona mailowo.
Podsumowanie
Doświadczeni spedytorzy wiedzą, że większość problemów nie wynika z samej sytuacji, ale z braku odpowiedniej dokumentacji. Telefon pozwala szybko rozwiązać problem. Mail pozwala później udowodnić, jakie były ustalenia. Jeżeli chcesz uniknąć niepotrzebnych sporów z klientami i przewoźnikami, wyrób sobie prosty nawyk: po każdej ważnej rozmowie wyślij krótkie podsumowanie mailowe. Często zajmuje to mniej niż minutę, a może zaoszczędzić tysiące złotych i wiele godzin niepotrzebnych dyskusji.
Dołącz do naszej społeczności ponad 2 000 osób, które chcą wiedzieć więcej o spedycji! Na Instagramie @spedytor_na_miaredzielimy się wiedzą, kulisami pracy spedytora i praktycznymi poradami z życia w branży.
Zostań spedytorem z prawdziwego zdarzenia!
Poznaj codzienne zadania spedytora, naucz się organizować przewozy i zarządzać czasem.
Zrób krok wyżej – zapisz się na kurs i działaj jak zawodowiec!
