Uszkodzenie naczepy podczas załadunku lub rozładunku – co powinien zrobić spedytor?

Kierowca dzwoni do Ciebie z rozładunku i mówi: „Wózkowy wjechał mi w naczepę i uszkodził firankę.” Pierwsza myśl? Trzeba coś z tym zrobić. Tylko co właściwie powinien zrobić spedytor? Zgłaszać szkodę? Kontaktować się z ubezpieczycielem? Ustalać wysokość odszkodowania? A może cała sprawa powinna zostać załatwiona bezpośrednio pomiędzy przewoźnikiem a firmą, która uszkodziła pojazd? W takich sytuacjach bardzo łatwo wziąć na siebie znacznie więcej odpowiedzialności, niż faktycznie powinniśmy. Dlatego warto przede wszystkim rozdzielić rolę przewoźnika od roli spedytora.

Najpierw zabezpiecz dowody

Załóżmy, że kierowca przyjechał na rozładunek. Podczas zdejmowania towaru operator wózka widłowego zahacza o firankę naczepy i ją rozrywa. Sytuacja wydaje się oczywista. Kierowca widział zdarzenie, wózkowy wie, co zrobił, pracownicy magazynu również. Problem w tym, że za kilka dni ta sama sytuacja może już nie być tak oczywista. Kierowca odjedzie. Naczepa pojedzie w kolejne trasy. Sprawą zajmie się inna osoba. Ktoś stwierdzi, że nie pamięta zdarzenia albo zacznie zastanawiać się, czy uszkodzenie rzeczywiście powstało podczas tego rozładunku. Dlatego najgorszą rzeczą, jaką może zrobić kierowca, jest odjechanie i pozostawienie formalności na później. Dokumentację zbieramy wtedy, kiedy problem się wydarzył.

Co powinien zrobić kierowca?

Przede wszystkim dokładnie sfotografować uszkodzenie. Nie jedno zdjęcie firanki z odległości pół metra. Warto zrobić zarówno zdjęcia samego uszkodzenia, jak i całego pojazdu oraz miejsca, w którym doszło do zdarzenia. Jeżeli istnieje możliwość udokumentowania sprzętu, którym spowodowano szkodę, również warto to zrobić. Kolejnym krokiem powinno być spisanie oświadczenia z przedstawicielem firmy, w której doszło do uszkodzenia. Dokument powinien pozwalać później jednoznacznie ustalić:

• gdzie i kiedy doszło do zdarzenia,

• jaki pojazd został uszkodzony,

• co zostało uszkodzone,

• w jakich okolicznościach powstała szkoda,

• kto uczestniczył w zdarzeniu,

• jaka firma odpowiadała za wykonywaną operację.

Jeżeli jest to możliwe, warto również uzyskać dane dotyczące polisy, z której potencjalnie będzie likwidowana szkoda. Oświadczenie powinno zostać podpisane przez odpowiednią osobę reprezentującą firmę. Dopiero posiadając taki komplet informacji, przewoźnik ma podstawę do dalszego dochodzenia swoich roszczeń.

A gdzie w tym wszystkim jest spedytor?

I tutaj dochodzimy do najważniejszej części. Spedytor powinien pomóc, ale nie powinien przejmować całej sprawy. Jeżeli przewoźnik wykonuje transport na Twoje zlecenie i jego pojazd został uszkodzony u Twojego klienta lub odbiorcy, zostawienie go z odpowiedzią: „To nie moja sprawa, dogadajcie się sami” nie jest według mnie dobrym podejściem. Formalnie możesz nie być stroną odpowiedzialną za powstałe uszkodzenie, ale jesteś osobą, która połączyła poszczególne ogniwa całego transportu. Masz kontakt z klientem. Klient ma kontakt z odbiorcą. Odbiorca ma pracowników odpowiedzialnych za rozładunek. Dlatego często właśnie Ty jesteś osobą, która może najszybciej uruchomić komunikację pomiędzy wszystkimi stronami.

Co powinien zrobić spedytor?

Po otrzymaniu informacji od przewoźnika poproś przede wszystkim o zdjęcia i dokładny opis sytuacji. Następnie skontaktuj się ze swoim klientem. Najlepiej również mailowo. Opisz: co się wydarzyło, gdzie doszło do zdarzenia, jaki element pojazdu został uszkodzony i czego potrzebuje przewoźnik, żeby prawidłowo udokumentować szkodę. Możesz poprosić klienta o pomoc w kontakcie z firmą rozładunkową, osobą odpowiedzialną za magazyn albo inną osobą, która może podpisać odpowiednie dokumenty i przekazać potrzebne dane. Jeżeli transport jest międzynarodowy i kierowca ma problem z komunikacją, również możesz pomóc. I właśnie tutaj widzę największą rolę spedytora: ułatwić komunikację i doprowadzić strony do momentu, w którym mogą już prawidłowo przeprowadzić dalszą procedurę.

Spedytor nie likwiduje szkody za przewoźnika

To jest granica, o której trzeba pamiętać. Pomoc przewoźnikowi nie oznacza, że spedytor powinien przejąć odpowiedzialność za całą sprawę. Jeżeli pojazd należy do przewoźnika, a został uszkodzony przez inną firmę, to przewoźnik jest stroną poszkodowaną i to on powinien dalej prowadzić proces związany z dochodzeniem swojego roszczenia. To przewoźnik kontaktuje się z odpowiednim ubezpieczycielem, przekazuje dokumentację, uzupełnia wymagane informacje i prowadzi sprawę dotyczącą swojego pojazdu. Spedytor może pomóc zdobyć dokumenty. Może zadzwonić do klienta. Może pomóc pokonać barierę językową. Może połączyć przewoźnika z właściwą osobą. Może pilnować, żeby temat nie został pozostawiony bez odpowiedzi. Ale nie powinien automatycznie stawać się stroną odpowiedzialną za szkodę ani osobą prowadzącą za przewoźnika cały proces odszkodowawczy.

Dlaczego tak ważne jest załatwienie wszystkiego na miejscu?

Wyobraź sobie dwie sytuacje. W pierwszej kierowca zauważa uszkodzenie i od razu reaguje. Robi zdjęcia. Informuje spedytora. Spisuje oświadczenie. Uzyskuje dane firmy. Zabezpiecza informacje potrzebne do zgłoszenia szkody. Dopiero później odjeżdża.

W drugiej kierowca mówi:

„Dobra, szefie, zrobiłem zdjęcie. Jadę dalej, później to załatwimy.” Po dwóch dniach przewoźnik zaczyna kontaktować się z firmą rozładunkową. I nagle pojawiają się pytania: Kto dokładnie uszkodził naczepę? Który pracownik obsługiwał wózek? Czy na pewno stało się to u nas? Dlaczego kierowca nie zgłosił tego przed wyjazdem? I problem, który na miejscu był stosunkowo prosty do udokumentowania, zaczyna się komplikować. Dlatego podstawowa zasada brzmi: problem wydarzył się teraz – dokumentuj go teraz.

Nie zawsze będzie chodziło o uszkodzoną firankę

Firanka jest tylko prostym przykładem. Podczas załadunku lub rozładunku może dojść również do:

• uszkodzenia podłogi naczepy,

• uderzenia w burtę,

• uszkodzenia drzwi,

• uszkodzenia elementów zabudowy,

Spotkałem się chociażby z sytuacją, w której ciężki wózek wjechał na naczepę i uszkodził jej podłogę. Mechanizm działania pozostaje podobny. Najpierw dokumentacja i zabezpieczenie dowodów. Następnie ustalenie stron zdarzenia. Potem zebranie danych potrzebnych przewoźnikowi do dalszego działania.

Nie szukaj od razu winnego – najpierw zabezpiecz sytuację

W stresującej sytuacji bardzo łatwo rozpocząć rozmowę od: „Kto za to zapłaci?” Na tym etapie ważniejsze jest jednak: „Co musimy zrobić teraz, żeby za godzinę nie zabrakło nam dowodów?” Odpowiedzialność można później ustalać na podstawie dokumentów, okoliczności zdarzenia i stanowisk poszczególnych stron. Zdjęcia, których kierowca nie zrobił przed odjazdem, mogą być już niemożliwe do odtworzenia. Oświadczenie, którego nikt nie podpisał, również może być później znacznie trudniejsze do uzyskania.

Dobra współpraca z przewoźnikiem nie kończy się na wysłaniu zlecenia

Jest jeszcze jedna rzecz. Jeżeli pracujesz ze stałymi przewoźnikami, takie sytuacje bardzo mocno wpływają na jakość późniejszej współpracy. Przewoźnik zapamięta, czy w momencie problemu usłyszał: „Dogadaj się z nimi, to nie moja sprawa.”

czy:

„Wyślij mi zdjęcia. Ja kontaktuję się z klientem. Ty w tym czasie dopilnuj oświadczenia i danych potrzebnych do zgłoszenia szkody.” Nie oznacza to przejmowania jego odpowiedzialności. Oznacza po prostu normalną współpracę. Dobry spedytor powinien wiedzieć kiedy przejąć inicjatywę, kiedy pomóc, ale również gdzie kończy się jego rola.

Podsumowanie

Jeżeli podczas załadunku lub rozładunku zostanie uszkodzony pojazd przewoźnika, rozdziel odpowiedzialność. Kierowca i przewoźnik zabezpieczają dowody, dokumentują zdarzenie, zbierają potrzebne dane i prowadzą później sprawę dotyczącą odszkodowania. Spedytor kontaktuje się ze swoim klientem, opisuje sytuację, pomaga w komunikacji, ułatwia zdobycie dokumentów i wspiera przewoźnika w doprowadzeniu sprawy do właściwego etapu. Nie musisz wszystkiego robić za wszystkich. Ale jeżeli możesz jednym telefonem albo mailem połączyć ludzi, którzy bez Ciebie przez pół dnia próbowaliby ustalić, z kim właściwie mają rozmawiać, to właśnie na tym między innymi polega wartość dobrego spedytora. Pomagasz rozwiązać problem, ale nie przejmujesz odpowiedzialności, która należy do innej strony.